Microsoft Excel
Excel – программа для работы с электронными таблицами. Что такое электронные таблицы? Одно из самых гениальных изобретений современности. Простые в использовании и в то же время функциональные, они способны решать множество задач, начиная от повседневных расчетов, заканчивая сложным анализом данных. Сфера применения электронных таблиц чрезвычайно обширна. Фактически, Excel состоит из большого числа элементарных функций, освоив и комбинируя которые можно добиться потрясающих результатов.
Помните главное, основная задача Excel – избавить
Вас от рутины. В этой программе находит воплощение один из основных принципов
информационных технологий – «ПУСТЬ
КОМПЬЮТЕР РАБОТАЕТ ЗА ВАС».
Запуск Excel
Excel
можно запустить не менее, чем тремя способами:
1.
С помощью ярлыка на рабочем столе;
2.
С помощью пункта меню Пуск-Все программы-Microsoft Office-Microsoft Office Excel;
3.
Открыв любой файла электронной таблицы Excel.
Элементы управления Excel
Чтобы в дальнейшем говорить на одном языке, определимся с
некоторыми терминами, которые обозначают элементы управления Excel:
Строка меню
Строка меню является стандартным элементом, присутствующим в
подавляющем большинстве современных программ. За этими простыми словами "Файл", "Вставка" и др. скрываются множественные инструменты
лент, которые позволяют получить доступ к любой функции Excel.
Панель инструментов – ЛЕНТА
Лента (панель инструментов) предоставляет быстрый доступ ко
многим функциям, в предыдущих версиях скрытым глубоко в недрах строки меню.
Под лентой находится Панель
быстрого доступа.
Важно знать, что панель быстрого доступа – гибко
настраиваемый элемент, который может иметь самый разнообразный вид, находится под
лентой или над лентой. Это означает, что, скажем, фраза «третий значок слева» в
отношении панели быстрого доступа имеет смысл только в том случае, если
программу Excel до вас никто не настраивал и не трогал. И, скорее всего, вид
панели быстрого доступа на вашем компьютере сильно отличается от моего малым
количеством значков.
Строка формул
Еще ниже, под панелью инструментов, располагается строка
формул.
Что это такое, зачем оно нужно и как с ним работать мы
разберемся немного позже. Сейчас просто запомните, что если Вас просят обратить
внимание на строку формул, то искать ее надо между панелью инструментов и
рабочим листом.
Рабочий лист
Если опустить глаза чуть ниже строки формул, то можно
заметить громадную таблицу – рабочий лист Excel.
Обычно с нахождением самого рабочего листа проблем не
возникает, а вот некоторые тонкости частенько выпадают из виду.
Во-первых, все буквы и цифры, образующие номера строк и
столбцов кликабельны, то есть реагируют на нажатие. Попробуйте щелкнуть по
номеру строки или по букве столбца. Таким образом, Вы можете выделять всю
строку или весь столбец целиком, что часто бывает довольно удобно.
Кстати, когда я говорил о громадной таблице – я ничуть не
лукавил, размер листа составляет до миллиона строк и около 16 тысяч столбцов. Таблица состоящая из более, чем тысячи строк и
пары десятков столбцов – отнюдь не редкость, поэтому всякий раз, когда у вас
возникает желание сделать в Excel что-то вручную, подумайте о том, можно ли использовать этот
способ в реальной ситуации. Скорее всего, у Вашей задачи есть более простое,
красивое и элегантное, пусть и не всегда очевидное, решение.
Во-вторых, умение быстро изменять размер ячеек никогда не
будет лишним. Есть как минимум три простых способа:
- Навести курсор на границу «шапок» строк или столбцов до появления характерного курсора и растянуть/сжать размеры ячеек.
- Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по букве или цифре, обозначающей номер интересующих столбца или строки. Выбрать пункт контекстного меню «Ширина столбца» или «Высота строки» и задать необходимый параметр. Как выбрать нужную величину? Очень просто. Для столбца ширина определяется количеством помещающихся букв 10 кегля, а высота для строки – типографскими пунктами, равными по 0.3 мм каждый. То есть, если надо поместить слово из 5 букв, написанных 10 кеглем, то, учитывая запас, ширину столбца лучше сделать 6, а высоту строки - 11;
- Щелкнув
дважды по границе «шапок» строк или столбцов (см. рисунок выше). В этом
случае размер ячейки будет подогнан по содержимому. У этого способа есть более правильная разновидность, о которой будет
сказано ниже.
Список листов книги располагается в нижней части активного
рабочего листа:
Листы можно переименовывать, менять местами.
Базовое форматирование ячеек
Как и в других офисных программах, в Excel лучше
сначала редактировать ячейки (то есть заполнять их), а уж затем, форматировать
(то есть оформлять) – как мы и делали с Вами на практических занятиях. Однако,
у Excel есть свои
особенности, о которых лучше узнать еще до начала появления первых проблем при
редактировании ячеек.
Поставьте курсор (щелкните) на любой ячейке Вашей таблицы.
Обратите внимание, что номер строки и имя столбца
автоматически подсветились.
Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 (!!!-
запомнить -!!!). Она отвечает за вызов окна форматирования ячеек.
Отображение данных
Это окно имеет шесть закладок.
Закладка «Число» позволяет настраивать стиль отображения
данных, хранимых ячейкой. Стоит сразу запомнить, что то, что Вы видите перед собой
в таблице и то, что хранит в своей памяти Excel, в общем случае может не совпадать. Например, для Excel число
«1» всегда является числом «1», однако отображать он его может по-разному:
Стиль отображения (то, что Вы видите) зависит от выбранного
числового формата закладки «Число» окна «Формат ячеек». Еще один поясняющий
пример. Дата 07.02.2009 при разных стилях отображения:
В каждой ячейке хранится одно и то же число (07.02.2009), а
отображается оно по-разному.
Обратите внимание на предпоследний стиль отображения. Вместо
вменяемой даты мы видим 39851. Это пример рассогласованности форматов
отображения чисел – когда дату пытаются представить числом. Такую ошибку
довольно часто допускают начинающие пользователи Excel. Но Вы теперь предупреждены, и,
надеюсь, не оплошаете, если что.
В Excel встроена очень удобная функция автоматического распознавания
формата. Например, если Вы наберете 1 р., то эти данные автоматически
преобразуются в денежный формат, если 1%, то в процентный, а если 1.0, то в
текстовый, а не числовой, как Вы, возможно, подумали! Дело в том, что в Excel по
умолчанию в качестве разделительного знака целой и дробной части числа является
запятая, а не точка, поэтому «1,0» - число, а «1.0» - текст. Для текста не
определены арифметические операции, поэтому будьте бдительны!
Если Видите перед собой ошибку:
Значит, ошиблись с форматами!
Выравнивание
Вторая закладка – «Выравнивание» отвечает за горизонтальное
и вертикальное выравнивание данных в ячейках. Будьте внимательны, у каждого
формата данных есть свой стиль выравнивания, поэтому если все числа в столбце у
вас выровнены по правому краю, а одно по левому, то это лишний повод усомниться
в корректности формата «левого» числа. (Обчно Excel форматирует числа по левому краю, а текст – по
правому краю)
Область «Ориентация» позволяет развернуть надписи внутри
ячеек под экзотическими углами.
Чекбокс» (Квадратик) переносить по словам активируют, если
необходимо уместить в пределах одной ячейки несколько строк текста, например
вот так:
Чекбокс «Автоподбор ширины» позволяет быстро подгонять по
содержимому множество ячеек. Этот способ является альтернативой указанному в
параграфе «Рабочий лист».
Наконец,
опция «Объединение ячеек» необходима для создания конструкций следующего вида:
Наименование работ
|
 2010 год |
||
январь
|
февраль
|
март
|
|
Не рекомендую использовать опцию «объединение ячеек», если
только это не вызвано острой необходимостью.
Шрифт, граница, вид
Закладки «Шрифт», «Граница» и «Вид» представляют собой
несколько «урезанные» версии своих аналогов из Word. Поэтому многих вещей в ней
невозможно сделать в принципе.
Но версии Excel
после 2007 позволяют выполнять форматирование еще круче чем Word/
Заключение
В отличие от Word,
все, что связано с внешним видом ячеек таблицы, собрано в Excel в одном месте, что значительно
ускоряет базовую настройку форматирования. Умело применяйте комбинацию Ctrl+1 и у Вас никогда не
будет проблем с простейшим оформлением.
Формулы и функции
Возможность использовать формулы и функции – то, ради чего
люди и учатся использовать Excel.
Но для начала освоим процесс заполнения ячеек.
Заполнение ячеек данными
Для того, чтобы записать в ячейку данные, необходимо
щелкнуть по ней курсором или «дойти» до нее с помощью курсорных клавиш
(стрелочек) на клавиатуре:
Теперь все символы, набранные Вами на клавиатуре будут
появляться одновременно в ячейке и строке формул. Наберите фразу «Привет, мир».
Обратите внимание: текст вышел за пределы ячейки. Это вовсе не значит, что он
теперь занимает больше одной ячейке. В этом легко убедиться, если поставить
курсор на соседнюю ячейку справа и написать хотя бы один символ. Но об этом
несколько позже.
Когда
Вы ввели данные в ячейку, Вы можете завершить редактирование нажатием:- Клавиши
Enter;
Клавиши
Tab;- Комбинации
Shift+Enter;
Комбинации
Shift+Tab;- Клавиши
Esc;
В первых четырех случаях произойдет применение всех
изменений, сделанных в ячейке, а курсор редактирования переместится
соответственно стрелкам: вниз, вправо, вверх или влево. Нажатие клавиши Esc отменит все произведенные
изменения.
Для завершения ввода обычных данных можно использовать также
курсорные клавиши или щелчок левой кнопкой мыши по другой ячейке, однако это
сопряжено с некоторой опасностью допустить ошибку при вводе формул.
Изменять введенные данные можно или в строке формул (для
этого достаточно выделить содержащую данные ячейку) или прямо в таблице (для
этого необходимо дважды щелкнуть по изменяемым данным).
Автозаполнение
Умение применять метод автозаполнения позволит Вам
сэкономить гигантское количество времени.
Прогрессии
Первое, что позволяет метод автозаполнения – это продолжение
арифметических прогрессий. Что такое прогрессия? Вот пример:
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Или такой:
0
|
-5
|
-10
|
-15
|
-20
|
-25
|
-30
|
-35
|
-40
|
-45
|
Excel несколько расширяет это математическое понятие. В Excel прогрессиями считаются
также такие последовательности:
понедельник
|
вторник
|
среда
|
четверг
|
пятница
|
суббота
|
воскресенье
|
И такие:
январь
|
февраль
|
март
|
апрель
|
май
|
июнь
|
июль
|
Для того, чтобы использовать метод автозаполнения достаточно
выделить первые два элемента
прогрессии (есть исключения, позволяющие выделять один стартовый элемент),
подвести курсор к нижнему правому углу выделенного диапазона до появления
курсора в виде черного «плюса», зажать левую кнопку мыши и переместить курсор в
сторону:
Копирование
Автозаполнение работает также для быстрого копирования
данных, формул или функций. При этом достаточно будет выделить всего один
стартовый элемент прогрессии.
Формулы
Формулы – это наиболее часто используемый элемент электронных
таблиц, поэтому грамотное владение ими – залог успеха при работе с помощью Excel.
Запомните, формула всегда начинается с символа «=»
Просто на всякий случай: ФОРМУЛА ВСЕГДА НАЧИНАЕТСЯ С
СИМВОЛА «=»
|
Попробуем ввести простейшую формулу:
=2+2
Подтвердив ввод Вы увидите вместо только что введенных
данных результат расчета «4». Кстати, если выделить сейчас эту ячейку, то Вы
увидите в строке формул то, что на самом деле хранит Excel.
Попробуйте следующие формулы:
=3*3 (знак умножения – если нет
цифровой клавиатуры – Shift+8)
=33/11(знак ltktybz – если нет цифровой клавиатуры – над клавишей Enter знак “/” или на английском языке знак «?» в нижнем
буквенном ряду)
=3^3 (знак возведения в степень
– Shift+6 на английском языке)
=(3+4^(1/2))*7
Еще не забыли, с какого символа начинается любая формула?
Правильно с «=»
|
Эта возможность легко позволяет производить вычисления в
таблицах Excel без применения калькулятора.
Ключевым моментом является то, что вместо констант
(постоянных значений), можно использовать ссылки на ячейки. Пример:
Или:
Приведенные выше примеры считают сумму и разность двух чисел
(пример вычислений вместо калькулятора) и значение функции при различных
коэффициентах a и b
и разных заданных значениях х.
Немного доработав этот пример можно получить готовый шаблон
для исследования поведения функций на уроках математики или физики. Можно смело
утверждать, что весь курс школьной математики, физики и геометрии легко
считается в Excel с
помощью достаточно простых формул.
Диаграммы
Диаграммы – один из самых наглядных способов представления
информации, который значительно упрощает ее восприятие. Построение диаграмм в Excel ведется двумя
способами: полуавтоматическом и ручном. Подчеркну, что знать необходимо оба
способа, поскольку освоение ручного способа во-первых помогает лучше понять
идеи, лежащие в основе диаграмм Excel,
а во-вторых получить еще один гибкий инструмент работы с данными.
Полуавтоматическое построение
Полуавтоматическое построение диаграмм возможно, если
исходные данные имеют достаточно простой вид, например:
Доходы
|
Январь
|
Февраль
|
Март
|
ООО
"Радуга"
|
110
|
115
|
110
|
ЗАО
"Капитал"
|
50
|
76
|
80
|
НОУ СПО
"Константа"
|
110
|
120
|
110
|
Выделите таблицу, как показано на рисунке:
Для выделения больших таблиц можно использовать комбинацию
нажатия левой кнопкой мыши и клавищи Shift. Например, если щелкнуть левой кнопкой по ячейке A1, а затем, зажав Shift, по ячейке D4, произойдет выделение
всего диапазона, аналогичное показанному на рисунке выше.
Применив команду на ленте «ВставкаàДиаграммыàГистограмма» вставим диаграмму:
Вот и все несложные действия, которые необходимы для
построения диаграмм в полуавтоматическом режиме.
Ручное построение
Автоматическое построение позволяет решать 90% всех задач,
связанных с построением простых диаграмм. Однако, если Вы хотите, чтобы
диаграмма была именно такой, какой Вы ее задумали, а не такой, какой ее видит
автоматика, то придется использовать ручное редактирование и форматирование.
Попробуем изменить тип диаграммы. Эта задача не столь
тривиальна, как может показаться на первый взгляд. Попробуйте, например,
понять, в чем заключается отличие точечной диаграммы от графика. Разобраться в
нюансах выбора типа диаграммы поможет только практика их использования. Выберем
на ленте «Конструктор» инструмент «Изменить тип диаграммы» и дальше по желанию.
Если мы захотим расширить или изменить диапазон данных для
построения диаграммы, то нужно использовать инструмент «Выбрать данные» на
ленте «Конструктор». Этот шаг позволяет Вам применить полуавтоматический
метод (закладка «Диапазон данных»),
указав диапазон данных (с клавиатуры или с помощью пиктограммы 
в конце строки «Диапазон» и мышки) и отметив,
как располагаются ряды – в строках или в столбцах.
в конце строки «Диапазон» и мышки) и отметив,
как располагаются ряды – в строках или в столбцах.
Что такое ряды? В Excel рядом называется график одного цвета. В примере выше мы построили
диаграмму, состоящую из трех рядов (столбиков трех цветов). Приведем пример,
поясняющий отличие видов размещения данных – в столбцах и в строках.
Ряд в строке
Доходы
|
Январь
|
Февраль
|
Март
|
Апрель
|
Май
|
Июнь
|
Июль
|
Август
|
ООО
"Радуга"
|
110
|
115
|
110
|
112
|
112
|
112
|
112
|
112
|
ЗАО
"Капитал"
|
50
|
76
|
80
|
99
|
114
|
129
|
144
|
159
|
НОУ СПО
"Константа"
|
110
|
120
|
110
|
113
|
113
|
113
|
113
|
113
|
Ряд в столбце
Доходы
|
Январь
|
Февраль
|
Март
|
Компания 1
|
110
|
115
|
110
|
Компания 2
|
50
|
76
|
80
|
Компания 3
|
110
|
120
|
110
|
Компания 4
|
90
|
109
|
100
|
Компания 5
|
90
|
111
|
100
|
Компания 6
|
90
|
114
|
100
|
Компания 7
|
90
|
116
|
100
|
Компания 8
|
90
|
119
|
100
|
Компания 9
|
90
|
121
|
100
|
Компания 10
|
90
|
124
|
100
|
Компания 11
|
90
|
126
|
100
|
Компания 12
|
90
|
129
|
100
|
Компания 13
|
90
|
131
|
100
|
Компания 14
|
90
|
134
|
100
|
Компания 15
|
90
|
136
|
100
|
Компания 16
|
90
|
139
|
100
|
Компания 17
|
90
|
141
|
100
|
Компания 18
|
90
|
144
|
100
|
Компания 19
|
90
|
146
|
100
|
Компания 20
|
90
|
149
|
100
|
Работа с рядами
На первый взгляд, может показаться, что ряды в строке
используются, когда таблица значений широкая, а ряды в столбце, когда она
длинная, однако, это не совсем так. Выбор опции «Ряды в» зависит только от
того, какую задачу Вы решаете. При автоматическом создании диаграммы Excel руководствуется
именно шириной и длиной таблицы, что, согласитесь, может не соответствовать
Вашим запросам.
Самая опасная ситуация – если таблица обладает одинаковыми
размерами по горизонтали и вертикали:
Доходы
|
Январь
|
Февраль
|
Март
|
Компания 1
|
110
|
115
|
110
|
Компания 2
|
50
|
76
|
80
|
Компания 3
|
110
|
120
|
110
|
На основании этих данных мы вполне справедливо можем построить
две таблицы:
Постарайтесь определить, в какой таблице ряды находятся в
столбцах, а в какой в строках таблицы.
Для того, чтобы поменять вид ряда нужно в окне «Выбор
источника данных» нажать на кнопку «Строка/столбец» либо на одноименную кнопку
в ленте «Конструктор».
Нажимая кнопку «Добавить» в окне «Выбор источника данных»,
мы создаем в нашей диаграмме новые ряды данных.
У каждого ряда есть два аргумента: его имя и его значения. В
качестве этих аргументов могут быть записаны константы или ссылки на ячейки
(рекомендую использовать клавишу 
):
):
Когда работа с рядами данных закончена, можно переходить к следующему
шагу, который включает в себя все опции настройки внешнего вида диаграммы.
Название практически всех настроек говорят сами за себя, а мгновенный предпросмотр позволяет оценить результат того
или иного действия.
Все многообразие инструментов по форматированию внешнего
вида диаграммы находится на лентах «Макет», «Формат» и «Конструктор». Следует
только отметить, что перед изменением вида того или иного элемента диаграммы
этот элемент нужно ВЫДЕЛИТЬ. Либо вызвать окно редактирования двойным щелчком
по желаемому элементу диаграммы.
А дальше – «Дорогу осилит идущий»…Пробуйте и увидите!
Функции
В поставку Excel входит множество функций из разных областей знаний, которые
позволяют значительно расширить сферу применения электронных таблиц.
Функция реализуется с помощью специального
зарезервированного набора символов. Общая структура функции выглядит так:
=ФУНКЦИЯ(АРГУМЕНТ1;АРГУМЕНТ2;…;АРГУМЕНТn)
Не понятно? Тогда более конкретный пример, функция
суммирования:
=СУММ(1;2;A1)
Расшифруем: эта функция сложит числа «1» и «2» и содержимое
ячейки А1.
Функции могут иметь немного более сложную структуру,
например функция условия:
=ЕСЛИ(B14>1;"Да";"Нет")
Или сложного условия:
=ЕСЛИ(B14>1;ЕСЛИ(B14>5;"Да";"Не
знаю");"Нет")
(Вместо «Да» и «Нет» могут стоять оценки, результаты,
выражени.
В функциях можно указывать диапазоны ячеек. Например, чтобы
сложить числа, записанные в ячейках с A1 по A1000
можно написать короткую формулу:
=СУММ(А1:А1000).
Наиболле часто применяемыми в учительской практике являются
функции СУММ, СРЗНАЧ (среднее значение), МАКС (наибольшее значение из
предложенного диапазона), МИН (наименьшее), СЧЕТ (подсчитывает количество
заданных значений в общем диапазоне данных. Например, количество пропусков «н»,
или количество пятерок, девяток и т.д.), СЧЕТЕСЛИ (подсчитывает количество
значений, соответствующих некоторому условию. Например, количество оценок выше
пятерки, или наличие оценок ниже шести и т.д.), и, конечно, функция ЕСЛИ
(выполнение ЛЮБЫХ вычислений в зависимости от ЛЮБЫХ заданных условий).
Для вставки используют Мастер
функций.
Сначала
необходимо указать КАТЕГОРИЮ нужной
функции, а затем в списке функций найти желаемую. После нажатия ОК откроется
следующее окно:
В этом окне нужно указать
аргументы функции, набор которых зависит от вида функции. Чаще всего нужно
только указать диапазон данных.
Для этого надо мышкой
выделить требуемый диапазон, а чтобы окошко не закрывало данные, уменьшить его,
нажав на кнопку.
Получиться маленькое окошко:
После выбора диапазона еще
раз нажать ту же кнопку для восстановления окошка, о после нажать ОК. ВСЕ,
функция вставлена!
Продолжение следует…
Комментариев нет:
Отправить комментарий